Vermittlungscode

Gesetzliche Grundlage

Gesetzlich Krankenversicherte haben einen Anspruch auf eine Terminvermittlung durch den 116117 Terminservice, der in § 75 Absatz 1a Satz 3 Nummer 1 SGB V geregelt ist:

[Die Terminservicestelle hat] Versicherten innerhalb einer Woche einen Behandlungstermin bei einem Leistungserbringer nach § 95 Absatz 1 Satz 1 zu vermitteln

Dabei ist zu berücksichtigen, dass § 75 Absatz 1a Satz 4 SGB V zwischen Vermittlungen mit Überweisung und Vermittlungen ohne Überweisung unterscheidet:

Für die Vermittlung von Behandlungsterminen bei einem Facharzt muss mit Ausnahme

  1. von Behandlungsterminen bei einem Augenarzt oder einem Frauenarzt,

  2. der Fälle, in denen bei einer zuvor erfolgten Inanspruchnahme eines Krankenhauses zur ambulanten Notfallbehandlung die Ersteinschätzung auf der Grundlage der nach § 120 Absatz 3b zu beschließenden Vorgaben einen ärztlichen Behandlungsbedarf, nicht jedoch eine sofortige Behandlungsnotwendigkeit ergeben hat, und

  3. der Vermittlung in Akutfällen nach Satz 3 Nummer 4

eine Überweisung vorliegen; eine Überweisung muss auch in den Fällen des Satzes 11 Nummer 2 vorliegen.

Satz 3 Nummer 4 und Satz 11 Nummer 2 definieren dabei Folgendes:

[Die Terminservicestelle hat] Versicherten in Akutfällen auf der Grundlage eines bundesweit einheitlichen, standardisierten Ersteinschätzungsverfahrens eine unmittelbare ärztliche Versorgung in der medizinisch gebotenen Versorgungsebene, in geeigneten Fällen auch in Form einer telefonischen ärztlichen Konsultation, zu vermitteln.

[Im Bundesmantelvertrag nach § 82 Absatz 1 sind insbesondere Regelungen zu treffen] zu den Fällen, in denen es für die Vermittlung von einem Behandlungstermin bei einem Haus- oder einem Kinder- und Jugendarzt einer Überweisung bedarf, [...]


Vermittlungen (mit oder ohne Überweisung) im Sinne des § 75 Absatz 1a SGB V werden mittels der vom 116117 Terminservice erzeugten Vermittlungscodes abgebildet.


Erstellung von Vermittlungscodes

Vermittlungscodes werden ausschließlich vom 116117 Terminservice erzeugt. Es gibt neben den KVen aber auch andere Systeme, die Vermittlungscodes über den 116117 Terminservice anfordern können, bspw. Praxisverwaltungssysteme (also Softwaresysteme, die in Praxen / medizinischen Einrichtungen zum Einsatz kommen).

Vermittlungscodes unterschiedlicher Systeme (KVen, Dritte, Praxisverwaltungssysteme usw.) unterscheiden sich vor allem in ihrer Fachlichkeit voneinander. So können Systeme von KVen und Dritten nur Vermittlungscodes mit einer bestimmten Dringlichkeit (siehe Abschnitt Informationsgehalt: Dringlichkeit) anfordern. Systeme von Dritten haben darüber hinaus die Einschränkung, dass sie nur Vermittlungscodes für überweisungsfreie Leistungsmerkmale anfordern können. Diese Einschränkungen gelten nicht für Praxisverwaltungssystem.


Buchbare Leistungen

Bei welcher Art von (Fach-) Arzt mit einem Vermittlungscode ein Termin gebucht werden kann, hängt von den Leistungsmerkmalen ab, die mit diesem Vermittlungscode assoziiert sind bzw. für die dieser Vermittlungscode gültig ist. Ein Leistungsmerkmal repräsentiert dabei entweder eine Arztgruppe oder eine Fachgruppe nach Weiterbildungsordnung (WBO).


Darüber hinaus werden Leistungsmerkmale in überweisungsfreie und überweisungspflichtige Leistungsmerkmale unterteilt.

  • Überweisungsfreie Leistungsmerkmale erfordern keine ärztliche Überweisung zur Terminvereinbarung.
    Folgende Leistungsmerkmale sind überweisungsfrei:

  • Alle anderen Leistungsmerkmale sind überweisungspflichtig und benötigen eine ärztliche Überweisung.


Informationsgehalt

Die Informationen, die mit einem Vermittlungscode assoziiert sind, werden im Folgenden näher erläutert. Diese Informationen sind entscheidend für die Umsetzung des gesetzlichen Vermittlungsanspruches.


Business-Identifier

Der Vermittlungscode selbst ist eine 12-stellige alphanumerische Zeichenfolge, die eine Vermittlung (gemäß dem Gesetzestext) eindeutig identifiziert. Erlaubt sind dabei alle Großbuchstaben (A-Z) und Zahlen (0-9) mit folgenden Ausnahmen, da diese Zeichen aufgrund der großen optischen Ähnlichkeit schnell miteinander verwechselt werden können: O und 0, I und 1 sowie E und 3

Ein Vermittlungscode, den man bspw. von einem Arzt bekommt, wird zur besseren Lesbarkeit an der 4. und 8. Stelle mit Bindestrichen getrennt (Bsp.: XN6P-F4HP-Z5KX). Die Empfehlung für KVen ist daher, in der Benutzeroberfläche die Eingabe des Vermittlungscodes mit beiden Bindestrichen zuzulassen.


Dringlichkeit

Die Dringlichkeit repräsentiert den Zeitraum, in welchem ein Termin stattfinden sollte:

FHIR-Wert Bezeichnung im 116117 Terminservice Frist für die Vermittlung
asap akut 24 Stunden
urgent dringend 5 Wochen
routine nicht dringend 24 Wochen

Über die Terminschnittstelle für KVen können nur Vermittlungscodes mit der Dringlichkeit dringend angefordert werden.


Status

Anhand des Status' eines Vermittlungscode ist erkennbar, ob damit ein Termin reserviert, eine Terminbuchung durchgeführt oder ein gebuchter Termin wieder abgesagt wurde oder die Vermittlungsfrist (siehe Abschnitt Informationsgehalt: Dringlichkeit) abgelaufen ist.


FHIR-Wert Bezeichnung im 116117 Terminservice Bedeutung
draft frei Der Vermittlungscode enthält aktuell keine Buchung.
active gebucht Der Vermittlungscode enthält aktuell eine Buchung.
on-hold reserviert Für den Vermittlungscode liegt aktuell nur eine Reservierung, aber noch keine Buchung vor.
revoked abgesagt Die zuletzt mit diesem Vermittlungscode durchgeführte Buchung wurde durch den Patienten, den Arzt oder die Terminservicestelle (TSS) abgesagt.
completed Vermittlungsfrist abgelaufen Die Frist für die Vermittlung durch den 116117 Terminservice ist für diesen Vermittlungscode abgelaufen oder der Patient hat das Limit an Terminabsagen überschritten (siehe Abschnitt Beschreibung und fachlicher Kontext auf der Seite Terminbuchung absagen).

Welche Operationen mit einem Vermittlungscode in den einzelnen Status aufgerufen werden kann, ist im Abschnitt Zustandsdiagramm: Erklärung auf der Seite Workflow beschrieben.


Zeitpunkt der Statusänderung

Der Zeitpunkt der letzten Statusänderung gibt Auskunft darüber, wann sich der Status das letzte Mal geändert hat. Dies ist für Implementierende relevant, wenn Patienten über Statusänderungen (bspw. Terminabsagen durch den Arzt) informiert werden sollen.

Weitere Informationen dazu sind im Abschnitt Benachrichtigung des Patienten: Benachrichtigung über Statusänderungen auf der Seite Workflow zu finden.


Leistungsmerkmalzuweisung

Bei der Leistungsmerkmalszuweisung wird aktuell zwischen gebunden und ungebunden unterschieden, da einem Vermittlungscode nicht zwangsweise ein oder mehrere Leistungsmerkmale zugeordnet sein müssen:

  • Ein gebundener Vermittlungscode ist mit mindestens einem Leistungsmerkmal verknüpft ist. Das bedeutet, dass damit nur Terminslots gebucht werden können, an denen dieses Leistungsmerkmal oder (im Falle von mehreren Leistungsmerkmalen) mindestens eines dieser Leistungsmerkmale angeboten wird.

  • Ungebundene Vermittlungscodes haben keine Leistungsmale assoziiert und daher auch keine Einschränkung bei der Terminbuchung. Das heißt, mit einem ungebundenen Vermittlungscode kann jeder Terminslot gebucht werden.


Beim Anfordern eines Vermittlungscodes über die Terminschnittstelle für KVen muss jedoch mindestens ein Leistungsmerkmal angegeben werden. Über diese Schnittstelle können also keine ungebundenen Vermittlungscodes erstellt werden.


Hinweis für die Implementierung

Wenn ein Nutzer das System einer KV zur Terminsuche und -buchung nutzen möchte, muss zwischen folgenden Fällen unterschieden werden:

  • Der Patient hat einen Vermittlungscode von seinem Arzt.

    → Die KV muss keinen Vermittlungscode anfordern.

  • Der Patient hat keine Überweisung oder eine Überweisung ohne Vermittlungscode.

    → Die KV muss vor der Terminsuche einen Vermittlungscode anfordern.


Für den Fall, dass eine Überweisung von einem Arzt vorliegt, ist zu beachten, dass der zugehörige Vermittlungscode auch für andere Dringlichkeiten gelten kann (als ein Vermittlungscode, der von einer KV angefordert wurde). Diese müssen durch KVen also ebenfalls implementiert werden.


Abbildung in FHIR

Für den Vermittlungscode gibt es aufgrund der unterschiedlichen Anwendungsfälle zwei FHIR-Profile: eines basierend auf Identifier und eines basierend auf ServiceRequest.

Diese unterscheiden sich vor allem in ihrem Informationsgehalt voneinander:

  • Das Identifier-Profil enthält ausschließlich den Vermittlungscode selbst, also den Business-Identifier einer Vermittlung, als 12-stellige alphanumerische Zeichenfolge.

  • Das ServiceRequest-Profil enthält zusätzlich auch noch alle zuvor genannten Informationen (Dringlichkeit, Status, Zeitpunkt der letzten Statusänderung und Leistungsmerkmalzuweisung).

Weitere Informationen dazu sind auf den verlinkten Seiten zu den beiden Profilen zu finden.