Workflow

Zustandsdiagramm

Das folgende Zustandsdiagramm zeigt die möglichen Status eines Vermittlungscodes (in türkis), die Statusübergänge mit den jeweiligen Operationen (in dunkelblau) und Statusübergänge, die über den 116117 Terminservice prinzipiell möglich, aber nicht mit den Operationen der Terminschnittstelle für KVen realisierbar sind (in orange).


TS_KVEN_Workflow_Zustandsdiagramm


Erklärung

KVen müssen als Erstes prüfen, ob ein Vermittlungscode vorhanden ist oder nicht.

  • Ist kein Vermittlungscode vorhanden, kann lediglich die Operation Vermittlungscode anfordern aufgerufen werden.

    • Alle anderen Operationen benötigen zwingend einen Vermittlungscode.

  • Ist ein Vermittlungscode vorhanden, können über die Operation Vermittlungscodestatus abrufen Informationen über diesen Vermittlungscode abgerufen werden.

    • Diese Operation kann immer aufgerufen werden, solange ein existenter Vermittlungscode vorliegt.

    • Welche anderen Operationen aufgerufen werden können, hängt vom Status des Vermittlungscodes ab (siehe Tabelle).


Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die möglichen Status eines Vermittlungscodes und welche Operationen mit den einzelnen Status über die Terminschnittstelle für KVen aufgerufen werden können. (Details zu den Status sind im Abschnitt Informationsgehalt: Status auf der Seite Vermittlungscode beschrieben. Nähere Informationen zu den einzelnen Operationen sind auf den jeweiligen, im Tabellenkopf verlinkten Seiten zu finden.)

Status Präsenztermine suchen Videosprechstunden suchen Termin buchen Terminbuchung absagen Buchungsinformationen abrufen Vermittlungscodestatus abrufen
draft ✅ ✅ ✅ ❌ ❌ ✅
active ❌ ❌ ❌ ✅ ✅ ✅
on-hold ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ✅
revoked ✅ ✅ ✅ ❌ ❌ ✅
completed ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ✅

Benachrichtigung des Patienten

KVen sollten die Patienten über Statusänderungen ihres Vermittlungscodes informieren und Terminerinnerungen zu bevorstehenden Terminen versenden. Beide Arten von Benachrichtigungen erfordern die Zustimmung des Patienten per Opt-in.


Benachrichtigung über Statusänderungen

Aktuell stellt die Terminschnittstelle für KVen keine Möglichkeit (bspw. mittels Web-Hook) zur Verfügung, um aktiv über Statusänderungen zu einem Vermittlungscode informiert zu werden. Das bedeutet, dass KVen nur durch regelmäßiges Abrufen der Informationen (Polling) eine mögliche Statusänderung feststellen können (siehe Operation Vermittlungscodestatus abrufen).


In folgenden Fällen sollte die KV den Patienten über eine Statusänderung benachrichtigen:

Beschreibung vorheriger Status aktueller Status Anmerkung
Die Buchung eines Termins über das System der KV war erfolgreich.

draft

revoked		 active
Eine Buchung, die durch das System der KV erfolgt ist, wird ebenfalls über das System der KV abgesagt. active revoked
Eine Buchung, die durch das System der KV erfolgt ist, wurde durch ein anderes System abgesagt. active revoked siehe Auflistung unterhalb der Tabelle
Eine Buchung, die durch das System der KV erfolgt ist, wurde durch ein anderes System abgesagt und anschließend wurde eine zweite Buchung ebenfalls über ein anderes System durchgeführt. active active

Um die zwischenzeitliche Terminabsage zu bemerken, muss die KV speichern, wann sie in ihrem System zuletzt den Status des Vermittlungscodes geändert hat. Diesen Zeitstempel kann die KV dann mit dem letzten Änderungszeitpunkt der abgerufenen ServiceRequest-Instanz (zu finden im Element ServiceRequest.meta.lastUpdated) vergleichen: Liegt der Zeitpunkt von lastUpdated zeitlich gesehen nach dem im System der KV gespeicherten Zeitstempel, wurde der Status von einem anderen System geändert.

Beispiel: Ein Patient hat einen Termin über das System der KV gebucht, sagt diesen aber telefonisch direkt bei der Praxis ab und vereinbart gleich einen neuen Termin mit der Praxis.
Der Vermittlungscode ist abgelaufen.

draft

on-hold

revoked		 completed Für KVen ist es nicht möglich, zu unterscheiden, aus welchem Grund der Status eingetreten ist (siehe hierzu Abschnitt Informationsgehalt: Status auf der Seite Vermittlungscode), weshalb im Idealfall alle möglichen Gründe hierfür in der Benachrichtigung enthalten sein sollten.

Bitte beachten: Erfolgt eine Terminbuchung durch ein anderes System und wird dann über das System der KV abgesagt, darf keine Benachrichtigung an den Patienten geschickt werden. Dies wird von dem System übernommen, über das die Buchung ursprünglich erfolgte. Das System der KV muss sich also merken, ob eine Buchung durch das eigene oder ein anderes System durchgeführt wurde.


Aktuell gibt es keine Möglichkeit für KVen, zu unterscheiden, durch wen bzw. durch welches andere System eine Statusänderung erfolgt ist. (Das System der KV kann also lediglich bei einer Buchung über das eigene System die Information speichern, dass es sich um eine eigene Buchung handelt. Liegt diese Information zu einer Buchung nicht vor, handelt es sich demnach um eine Buchung durch ein anderes System.)

Neben den KVen gibt es folgende Akteure und Systeme:

  • Der Patient kann über die Weboberfläche oder die App des 116117 Terminservice Termine reservieren, buchen und absagen.

  • Der Patient kann über die Terminservicestelle telefonisch Termine reservieren, buchen und absagen lassen.

  • Der Patient kann über Anwendungen von Drittanbietern, die die Terminschnittstelle für Dritte implementieren, Termine buchen und absagen.

  • Der Patient kann über die Praxis / medizinische Einrichtung (durch persönliches Erscheinen, telefonisch, per E-Mail o.ä.) Termine reservieren, buchen und absagen lassen.

  • Die Praxis / medizinische Einrichtung kann über ihr System Termine absagen (bspw. wenn der Arzt krank ist oder aus anderen betrieblichen Gründen).


Terminerinnerungen

KVen sollten eine Terminerinnerung an den Patienten schicken, sofern dies vom Patienten gewünscht wird. Dabei ist zu beachten, dass eine in der Zukunft liegende Terminerinnerung bei Absage des Termins (egal, durch welches System) gelöscht werden muss. Das heißt, sobald ein Termin abgesagt wurde, darf die KV keine Terminerinnerung mehr für den abgesagten Termin an den Patienten verschicken.

Dies inkludiert auch die Terminerinnerung für die erste Buchung des in der Tabelle beschriebenen Falles, wenn nach der Terminabsage durch ein anderes System eine neue Terminbuchung ebenfalls durch ein anderes System erfolgt ist.


Keine Reservierung von Terminen möglich

Wurde mit einem Vermittlungscode ein Terminslot reserviert, hat ServiceRequest.status den Wert on-hold. Dies ist im 116117 Terminservice prinzipiell möglich, nicht aber über die Terminschnittstelle für KVen. Das heißt, die Terminschnittstelle für KVen erlaubt aktuell keine Reservierung von Terminen. Folglich wird ein Terminslot so lange als freier Slot in den Suchergebnissen von entsprechenden Terminsuchen erscheinen, bis ein Nutzer die Terminbuchung für diesen Slot vollständig abgeschlossen hat. Unterbricht der Nutzer den Buchungsprozess, kann ein anderer Nutzer in der Zwischenzeit diesen Terminslot (erfolgreich) buchen. Entsprechend bekommt der Nutzer, der die Terminbuchung unterbrochen hat, dann einen Fehler zurück, wenn er versucht, die Buchung abzuschließen.

Beispielhaft veranschaulicht könnte ein solches Szenario wie folgt aussehen:

TS_KVEN_Workflow_Terminbuchung

Beschreibung

  • Nutzer A führt eine Terminsuche durch und findet Terminslot 1.

  • Nutzer A schließt die Terminbuchung aber noch nicht ab und führt auch keine neue Terminsuche aus. (Bspw. könnte er sich auf der Weboberfläche der KV noch die Details zum Terminslot ansehen, länger für die Eingabe der Patientendaten für die Buchung benötigen o.ä.)

    • Es erfolgt keine Reservierung irgendeines Terminslots aus den Suchergebnissen.

  • Nutzer B führt indes ebenfalls eine Terminsuche durch und findet denselben Terminslot 1.

  • Nutzer B führt erfolgreich eine Terminbuchung für Terminslot 1 durch. Dadurch passiert systemseitig Folgendes:

    • Terminslot 1: Slot.status wird von free zu busy geändert. Dadurch wird Terminslot 1 bei neuen Terminsuchen nicht mehr angezeigt.

    • Vermittlungscode von Nutzer B: Für ServiceRequest.status wird der Wert active und für ServiceRequest.meta.lastUpdated der aktuelle Zeitstempel gesetzt.

    • Terminbuchung: Es wird eine neue Ressource vom Typ Appointment für diese Terminbuchung erzeugt, die systemseitig mit dem Vermittlungscode von Nutzer B assoziiert wird.

  • Für Nutzer A wird Terminslot 1 weiterhin als frei angezeigt, solange er keine neue Terminsuche ausführt.

  • Nutzer A möchte nun ebenfalls eine Terminbuchung für Terminslot 1 durchführen bzw. diese abschließen, bekommt aber eine entsprechende Fehlermeldung zurück.