Verwendung der Schnittstelle
Inhalt
Einleitung
Der 116117 Terminservice soll gezielt Patienten unterstützen, die auf anderem Wege keinen Termin finden können. Er richtet sich insbesondere an dringende Fälle, bei denen bspw. direkte Kontaktaufnahme mit Praxen, Empfehlungen durch den Hausarzt oder die Suche über Internetportale erfolglos geblieben sind. Ziel ist es nicht, möglichst viele Termine zu vermitteln, sondern gezielt die Versorgung in dringenden Fällen sicherzustellen und so die Kassenärztlichen Vereinigungen (KVen) bei der Erfüllung Ihrer gesetzlichen Aufträge zu unterstützen.
Verwendungshinweise zur FHIR-Schnittstelle des 116117 Terminservice
Die FHIR-Schnittstelle des 116117 Terminservice ermöglicht Praxisverwaltungssystemen (PVS), Terminbuchungen zentral abzurufen und effizient zu verarbeiten. Diese Integration ist ein zentraler Baustein zur Unterstützung der gesetzlichen Vorgaben und erleichtert die Verwaltung von Terminen, die über den Terminservice der KVen vermittelt werden. Zusätzlich trägt die Schnittstelle dazu bei, den Praxen eine extrabudgetäre Vergütung über spezielle Gebührenordnungspositionen (GOP) zu sichern.
Funktionsweise der Schnittstelle
Die Kommunikation mit der Schnittstelle erfolgt ausschließlich über das Pull-Prinzip, da die Telematikinfrastruktur (TI) keine Push-Benachrichtigungen von Seiten des 116117 Terminservice unterstützt. Dies bedeutet, dass das PVS selbstständig in festgelegten Intervallen Terminbuchungen abruft.
Die Schnittstelle erlaubt den Zugriff auf Terminbuchungen für eine oder mehrere Betriebsstätten, sofern diese in einem Verbund aus einer Hauptbetriebsstätte und einer oder mehreren Nebenbetriebsstätten organisiert sind. Dabei authentifiziert sich die Praxis über die SMC-B Karte einer Betriebsstätte. Die Zuordnung der weiteren Betriebsstätten erfolgt auf Basis zusätzlicher Daten, die durch den 116117 Terminservice verwaltet werden.
Synchronisationsarten
Die Schnittstelle bietet zwei Möglichkeiten, wie sich ein PVS mit dem 116117 Terminservice synchronisieren kann. In den folgenden Abschnittsten sind drei unterschiedliche Praxisanforderungen beschrieben, die eine Synchronisation erforderlich machen.
Initiale Synchronisation
Wird das PVS das erste Mal mit der Schnittstelle in Verbindung gebracht, muss zunächst eine vollständige Synchronisation aller Terminbuchungen durchgeführt werden. Ziel ist es, eine konsistente Datenbasis im PVS aufzubauen.
Die folgende Grafik veranschaulicht die initiale Synchronisation:
Prozess: Alle Terminbuchungen, die in der Zukunft liegen oder bis zu vier Wochen zurückdatieren, werden durch das PVS abgerufen.
Wird kein Startdatum mitgegeben, werden Termine bis ca. neun Monate in der Vergangenheit zurückgegeben.
Weitere technische Details hierzu sind auf der Seite Terminbuchungen abrufen (Appointment Search) zu finden.
Nutzung: Das PVS muss die abgerufenen Terminbuchungen in seinem System speichern, bis der Patient erschienen ist oder die Terminbuchungen mehr als vier Wochen in der Vergangenheit liegen, damit sichergestellt ist, dass der Patient nicht mehr erscheinen wird. Anschließend dürfen die Terminbuchungen aus dem PVS gelöscht werden.
- Termine in der Praxis können gelegentlich um einige Tage verschoben werden, ohne dass diese Änderungen dem 116117 Terminservice gemeldet werden. Dadurch unterscheidet sich die Zeit, an der ein solcher Termine stattfindet, zwischen dem 116117 Terminservice und dem PVS. Um den richtigen Termin bei der Identifizierung eines Patienten zu finden, muss das PVS diese Abweichungen berücksichtigen.
Kontinuierliche Synchronisation
Nach Abschluss der initialen Synchronisation, bei der das PVS alle verfügbaren Terminbuchungen abgerufen hat, muss sich das System regelmäßig automatisiert mit dem 116117 Terminservice synchronisieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass der Datenstand des PVS auf dem aktuellen Stand ist. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:
Abruf aller Appointments (Terminbuchungen)
äquivalent zur initialen Synchronisation
Weitere technische Details hierzu sind auf der Seite Terminbuchungen abrufen (Appointment Search) zu finden.
Abruf aller Provenances (Änderungen)
Eine Provenance bildet entweder die Änderung an einer bestehenden Terminbuchung oder das Anlegen einer neuen Terminbuchung ab.
Weitere technische Details hierzu sind auf der Seite Änderungen abrufen (Provenance Search) zu finden.
Die folgende Grafik veranschaulicht die kontinuierliche Synchronisation:
Generelle Hinweise
Synchronisationsintervalle: Da zwischen der Terminbuchung und dem Stattfinden dieses Termins oft mehrere Tage oder Wochen liegen, darf das PVS die kontinuierliche Synchronisation höchstens einmal alle 60 Minuten durchführen. Anfragen, die in kürzeren Intervallen gesendet werden, können durch die Systeme des 116117 Terminservices blockiert werden.
Terminabsagen: Wenn ein Termin im 116117 Terminservice abgesagt wird, wird diese Information ebenfalls im Rahmen der kontinuierlichen Synchronisation an das PVS übertragen.
Der 116117 Terminservice speichert Änderungen nur für 60 Tage. Das bedeutet, dass bei einer Abwesenheit von mehr als 60 Tagen bzw. wenn die letzte Synchronisation mehr als 60 Tage her ist, erneut eine initiale Synchronisation vorgenommen werden muss.
Wird die kontinuierliche Synchronisation mithilfe des Provenance-Abrufes umgesetzt, können beim ersten Provenance-Abruf unter Umständen auch
Änderungen
an Terminbuchungen enthalten sein, die das PVS bereits kennt. Dies kann beispielweise dann der Fall sein, wenn der Suchparameter für den Änderungszeitpunkt nicht gesetzt wird oder hierfür ein Datum genutzt wird, welches weit in der Vergangenheit liegt.
Manuelle Synchronisation bei kurzfristigen Terminbuchungen
In Fällen von sehr kurzfristigen Terminbuchungen, wie etwa bei der Buchung eines akuten Termins, kann es vorkommen, dass das PVS den Termin noch nicht durch die initiale oder kontinuierliche Synchronisation erfasst hat.
Um solche Situationen abzudecken, muss das PVS den Praxismitarbeitern die Möglichkeit bieten, die Synchronisation mit dem 116117 Terminservice manuell zu starten. Dazu können – äquivalent zur kontinuierlichen Synchronisation – entweder die Provenances (Änderungen) oder die Appointments (Terminbuchungen) abgerufen werden:
Beim Abruf der Provenances kann die Suche auf den Zeitraum seit der letzten kontinuierlichen Synchronisation eingegrenzt werden. Details hierzu sind auf der Seite Terminbuchungen abrufen (Appointment Search) zu finden.
Beim Abruf der Terminbuchungen kann die Suche anhand der Startzeit des Termins eingegrenzt werden. Details hierzu sind auf der Seite Änderungen abrufen (Provenance Search) zu finden.
Nach dem Abruf der Daten muss das PVS prüfen, ob die empfangenen Terminbuchungen zu dem aktuell offenen Behandlungsfall passen. Sollte keine Übereinstimmung festgestellt werden, sollte das System die Nutzer darüber informieren.
Integration ins Praxisverwaltungssystem
Abgleich mit Behandlungsfällen im PVS
Die Terminbuchungen aus dem 116117 Terminservice müssen automatisch mit den Behandlungsfällen im PVS abgeglichen werden. Dieser Abgleich muss bei Routineprozessen wie dem Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) oder dem Anlegen eines neuen Abrechnungsfalls erfolgen.
Datenabgleich: Das PVS sollte unscharfes Matching (bspw. bei Name, Geburtsdatum, Versicherten-ID) nutzen, um Tippfehler oder Abweichungen zu berücksichtigen.
Manuelle Bestätigung: Ein Abgleich muss durch Praxismitarbeiter final bestätigt werden, um sicherzustellen, dass keine Fehlabgleiche entstehen.
Löschung von Terminbuchungen im PVS
Wenn ein Termin 4 Wochen in der Vergangenheit liegt und der Patient noch nicht erschienen ist, kann davon ausgegangen werden, dass dieser nicht mehr in der Praxis erscheint. Solche Terminbuchungen können daher aus dem PVS gelöscht werden.
Hinweise zur Abrechnung
Eine allgemeine Beschreibung von Terminbuchungen sowie detaillierte Hinweise zur Abrechnung sind auf der Webseite der KBV unter Terminvermittlung zu finden.
Für die korrekte Abrechnung müssen folgende Informationen aus den Daten des 116117 Terminservices übernommen oder errechnet werden:
Nachweis des 116117-Falls: Es muss bestätigt worden sein, dass es sich um einen Terminfall handelt, der über den 116117 Terminservice vermittelt wurde und die Abrechnung entsprechend markiert werden darf.
Berechnungsgrundlage der GOP:
Bei Terminbuchungen mit der Dringlichkeit
akut
muss die GOPA
angegeben werden.Bei Terminenbuchungen mit anderen Dringlichkeiten wird die GOP auf Basis des Buchungszeitpunkts (zu finden im Feld
Appointment.created
) und des tatsächlichen Termindatums laut PVS berechnet.
Vermittlungscode: Der Vermittlungscode muss in die Abrechnung übernommen werden.