Verwendung der Schnittstelle

Inhalt

  1. Einleitung

  2. Verwendungshinweise zur FHIR-Schnittstelle des 116117 Terminservice

  3. Funktionsweise der Schnittstelle

  4. Synchronisationsarten

  5. Integration ins Praxisverwaltungssystem

  6. Hinweise zur Abrechnung

Einleitung

Der 116117 Terminservice soll gezielt Patienten unterstützen, die auf anderem Wege keinen Termin finden können. Er richtet sich insbesondere an dringende Fälle, bei denen bspw. direkte Kontaktaufnahme mit Praxen, Empfehlungen durch den Hausarzt oder die Suche über Internetportale erfolglos geblieben sind. Ziel ist es nicht, möglichst viele Termine zu vermitteln, sondern gezielt die Versorgung in dringenden Fällen sicherzustellen und so die Kassenärztlichen Vereinigungen (KVen) bei der Erfüllung Ihrer gesetzlichen Aufträge zu unterstützen.


Verwendungshinweise zur FHIR-Schnittstelle des 116117 Terminservice

Die FHIR-Schnittstelle des 116117 Terminservice ermöglicht Praxisverwaltungssystemen (PVS), Terminbuchungen zentral abzurufen und effizient zu verarbeiten. Diese Integration ist ein zentraler Baustein zur Unterstützung der gesetzlichen Vorgaben und erleichtert die Verwaltung von Terminen, die über den Terminservice der KVen vermittelt werden. Zusätzlich trägt die Schnittstelle dazu bei, den Praxen eine extrabudgetäre Vergütung über spezielle Gebührenordnungspositionen (GOP) zu sichern.


Funktionsweise der Schnittstelle

Die Kommunikation mit der Schnittstelle erfolgt ausschließlich über das Pull-Prinzip, da die Telematikinfrastruktur (TI) keine Push-Benachrichtigungen von Seiten des 116117 Terminservice unterstützt. Dies bedeutet, dass das PVS selbstständig in festgelegten Intervallen Terminbuchungen abruft. Die Schnittstelle erlaubt den Zugriff auf Terminbuchungen für eine oder mehrere Betriebsstätten, sofern diese in einem Verbund aus einer Hauptbetriebsstätte und einer oder mehreren Nebenbetriebsstätten organisiert sind. Dabei authentifiziert sich die Praxis über die SMC-B Karte einer Betriebsstätte. Die Zuordnung der weiteren Betriebsstätten erfolgt auf Basis zusätzlicher Daten, die durch den 116117 Terminservice verwaltet werden.


Synchronisationsarten

Die Schnittstelle bietet zwei Synchronisationsarten, um drei unterschiedliche Praxisanforderungen zu unterstützen.


Initiale Synchronisation

Wird das PVS das erste Mal mit der Schnittstelle in Verbindung gebracht, muss zunächst eine vollständige Synchronisation aller Terminbuchungen durchgeführt werden. Ziel ist es, eine konsistente Datenbasis im PVS aufzubauen.

Die folgende Grafik veranschaulicht die initiale Synchronisation:

Terminsynchronisationsschnittstelle-AIF_Initiale_Synchronisation

  • Prozess: Alle Terminbuchungen, die in der Zukunft liegen oder bis zu vier Wochen zurückdatieren, werden durch das PVS abgerufen.

    • Wird kein Startdatum mitgegeben, werden Termine bis ca. neun Monate in der Vergangenheit zurückgegeben.

  • Nutzung: Das PVS muss die abgerufenen Terminbuchungen in seinem System speichern, bis der Patient erschienen ist oder die Terminbuchungen mehr als vier Wochen in der Vergangenheit liegen, damit sichergestellt ist, dass der Patient nicht mehr erscheinen wird. Anschließend dürfen die Terminbuchungen aus dem PVS gelöscht werden.

    • Termine in der Praxis können gelegentlich um einige Tage verschoben werden, ohne dass diese Änderungen dem 116117 Terminservice gemeldet werden. Dadurch unterscheidet sich die Zeit, an der ein solcher Termine stattfindet, zwischen dem 116117 Terminservice und dem PVS. Um den richtigen Termin bei der Identifizierung eines Patienten zu finden, muss das PVS diese Abweichungen berücksichtigen.

Kontinuierliche Synchronisation – Detaillierte Hinweise zur Implementierung

Nach Abschluss der initialen Synchronisation, bei der das PVS alle verfügbaren Terminbuchungen abgerufen hat, muss das System regelmäßig neue oder geänderte Terminbuchungen abrufen. Um das Anlegen oder eine Änderung an einer Terminbuchung abzubilden, wird eine Provenance-Ressource genutzt; d.h., für die kontinuierliche Synchronisation müssen die aktuellen Provenances abgerufen werden.

Die folgende Grafik veranschaulicht die kontinuierliche Synchronisation:

Terminsynchronisationsschnittstelle-AIF_Aenderungen_abrufen


Dabei ist zu beachten, dass pro Terminbuchung nur eine Provenance existiert, also nur die zuletzt vorgenommene Änderung gespeichert wird. Des Weiteren werden beim Abrufen der Provenances niemals Duplikate zurückgegeben; d.h., keine Provenance ist mehr als einmal in den Suchergebnissen enthalten. Weitere technische Details hierzu sind auf der Seite Änderungen abrufen (Provenance Search) zu finden.

Die wesentlichen Punkte zur Fachlichkeit der kontinuierlichen Synchronisation werden in den folgenden Abschnitten genauer beschrieben.


Regelmäßige Synchronisation

  • Nach der initialen Synchronisation ruft das PVS regelmäßig neue oder geänderte Terminbuchungen ab. Dabei ist zu beachten, dass bei der ersten kontinuierlichen Synchronisation auch Terminbuchungen übertragen werden können, die bereits bei der initialen Synchronisation abgerufen wurden.

  • Die zuletzt vom 116117 Terminservice empfangene Terminbuchung sollte stets die ältere Version derselben Terminbuchung überschreiben, welche im PVS gespeichert ist.


Mehrfache Übertragungen

  • Es ist vorgesehen, dass Terminbuchungen in unterschiedlichen Requests mehrfach übertragen werden, wie am folgenden Beispiel erläutert:

    • Beispiel: Ein Patient bucht einen Termin. Das PVS ruft alle Änderungen der letzten 60 Minuten ab und erhält in der Response die von besagtem Patienten vorgenommene Terminbuchung als neu erstellt. Später verifiziert der Patient seine E-Mail-Adresse. Ruft das PVS erneut die Änderungen ab, wird dieselbe Terminbuchung in der Response übertragen – diesmal als aktualisierte Terminbuchung (da die E-Mail-Adresse des Patienten erst nach der Verifizierung gespeichert wird).

Synchronisationsintervalle

  • Da zwischen der Terminbuchung und dem Stattfinden dieses Termins oft mehrere Tage oder Wochen liegen, darf das PVS die kontinuierliche Synchronisation höchstens einmal alle 60 Minuten durchführen.

  • Anfragen, die in kürzeren Intervallen gesendet werden, können durch die Systeme des 116117 Terminservices blockiert werden.


Abfrage nach Änderungen

  • Bei jeder Abfrage muss das PVS einen DateTime-Wert mitschicken, ab wann geänderte Terminbuchungen zurückgegeben werden sollen.

  • Erste Abfrage: Bis die erste Terminbuchung übertragen wurde, kann bspw. der Wert 01.01.2020, 00:00 Uhr verwendet werden, um sicherzustellen, dass alle existierenden Änderungen erfasst werden.

  • Weitere Abfragen: Nach jeder Abfrage kann der Wert des Elements Provenance.recorded des letzten Provenance-Eintrags der zurückgegebenen Liste genutzt werden, da die Suchergebnisse zeitlich sortiert sind. Dabei muss immer nach größer als angefragt werden.


Verarbeitung von Seiten (Paging)

  • Wenn bei einer Abfrage mehr als 10 Einträge vorhanden sind, wird die Antwort in mehrere Seiten aufgeteilt.

    • Jede Seite muss einzeln abgerufen werden, wobei die Einträge auf jeder Seite zeitlich sortiert sind.

    • Alle Einträge sind über alle Seiten hinweg chronologisch sortiert. Daher kann als Startzeitpunkt für die nächste Suche der Wert Appointment.meta.lastUpdated vom letzten Eintrag der letzten Seite genommen werden. Dies ermöglicht die nahtlose Synchronisation von Änderungen zwischen den Systemen.

  • Dynamische Seitenanzahl: Während der Synchronisation können neue Terminbuchungen hinzukommen.

    • Beispiel: Wenn zu Beginn der Abfrage drei Seiten existieren, könnten es beim Abrufen der zweiten Seite bereits vier Seiten geworden sein, da in der Zwischenzeit (zwischen den beiden Abrufen) weitere Terminbuchungen vorgenommen wurden.

  • Der 116117 Terminservice stellt sicher, dass keine Einträge in einer Antwort mit mehreren Seiten doppelt enthalten sind – selbst wenn der letzte Eintrag einer Seite und der erste Eintrag der nächsten denselben lastUpdated-Zeitstempel haben.


Löschung von Terminbuchungen im PVS

  • Wenn ein Termin 4 Wochen in der Vergangenheit liegt und der Patient noch nicht erschienen ist, kann davon ausgegangen werden, dass dieser nicht mehr in der Praxis erscheint. Solche Terminbuchungen können daher gelöscht werden.

Übertragung von Absagen

  • Wenn ein Termin im 116117 Terminservice abgesagt wird, wird diese Information ebenfalls im Rahmen der kontinuierlichen Synchronisation an das PVS übertragen.

Diese Hinweise sollen sicherstellen, dass das PVS effizient mit der Schnittstelle arbeiten kann, Redundanzen vermeidet und die Datenintegrität während der Synchronisation gewahrt bleibt.

Es reicht nicht aus, nur die kontinuierliche Synchronisation umzusetzen, da eine Terminbuchung mehrere Wochen zurückliegen kann und solche alten Terminbuchungen nicht durch die kontinuierliche Synchronisation abgerufen werden können.


Manuelle Synchronisation bei kurzfristigen Terminbuchungen

In Fällen von sehr kurzfristigen Terminbuchungen, wie etwa bei der Buchung eines akuten Termins, kann es vorkommen, dass das PVS den Termin noch nicht durch die kontinuierliche Synchronisation erfasst hat.

Um solche Situationen abzudecken, muss das PVS den Praxismitarbeitern die Möglichkeit bieten, die Synchronisation manuell zu starten. Dabei wird die gleiche Schnittstelle genutzt, die auch bei der kontinuierlichen Abfrage verwendet wird.

Nach dem Abruf der Daten muss das PVS prüfen, ob die empfangenen Terminbuchungen zu dem aktuell offenen Behandlungsfall passen. Sollte keine Übereinstimmung festgestellt werden, sollte das System die Nutzer darüber informieren.


Integration ins Praxisverwaltungssystem

Die Terminbuchungen aus dem 116117 Terminservice müssen automatisch mit Behandlungsfällen im PVS abgeglichen werden. Dieser Abgleich muss bei Routineprozessen wie dem Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) oder dem Anlegen eines neuen Abrechnungsfalls erfolgen.

  • Datenabgleich: Das PVS sollte unscharfes Matching (bspw. bei Name, Geburtsdatum, Versicherten-ID) nutzen, um Tippfehler oder Abweichungen zu berücksichtigen.

  • Manuelle Bestätigung: Ein Abgleich muss durch Praxismitarbeiter final bestätigt werden, um sicherzustellen, dass keine Fehlabgleiche entstehen.


Hinweise zur Abrechnung

  • Eine allgemeine Beschreibung von Terminbuchungen sowie detaillierte Hinweise zur Abrechnung sind auf der Webseite der KBV unter Terminvermittlung zu finden.

  • Für die korrekte Abrechnung müssen folgende Informationen aus den Daten des 116117 Terminservices übernommen oder errechnet werden:

    • Nachweis des 116117-Falls: Es muss bestätigt worden sein, dass es sich um einen Terminfall handelt, der über den 116117 Terminservice vermittelt wurde und die Abrechnung entsprechend markiert werden darf.

    • Berechnungsgrundlage der GOP

      • Bei akuten Terminen muss die GOP A angegeben werden.

      • Bei anderen gebuchten Dringlichkeiten wird die GOP auf Basis des Buchungszeitpunkts (zu finden im Feld Appointment.created) und des tatsächlichen Termindatums laut PVS berechnet.

    • Vermittlungscode: Der Vermittlungscode muss in die Abrechnung übernommen werden.


Diese Funktionen unterstützen nicht nur die gesetzlich geforderte Teilnahme am 116117 Terminservice sondern verbessern auch die Effizienz der Praxisabläufe und die Zufriedenheit der Patienten.